Talents - Mai 2016

Les réunions, comment ne pas en faire trop et comment les rendre plus efficaces ? Le brainstorming, pistes de réflexion

Etat des lieux: Un cadre passe 24 jours par an en réunion et en moyenne ils assistent à 3 réunions par semaine avec 78% qui dépassent 1h.

Ils sont 42% à dire que leurs réunions présentent une certaine inefficacité tout en affirmant que 62% des décisions les plus importantes sont prises en réunion (contre 22% lors d’une conférence téléphonique ou 20% par emails).

Mais alors qu’est-ce qui ne va pas dans ces réunions ? 

  •  Pour 19%, une mauvaise répartition de la parole,
  •  Pour 17%, une auto-censure,
  •  Pour 16%, leur timidité,

 Et pour 12%, ils disent ne pas se sentir concernés par le sujet de la réunion.

Découvrez tous les résultats du baromètre Wisembly 2016.

La nécessité des réunions est donc fondée mais il nous faut des réunions pro-duc-tives !

Quelques règles de base

  •  Ne pas faire de réunion si un autre canal est possible (note, email, appel téléphonique)
  •  Planifier là plusieurs jours en amont en indiquant aux participants l’objet et les points qui seront abordés. Indiquer quelle finalité aura la réunion est un plus.
  •  Proposer aux participants de réfléchir au sujet de la réunion et de vous envoyer leur questions ceci afin d’être efficace et structuré durant la réunion.

Quelques règles de vie

  •  Commencez les réunions à l’heure 
  •  Diffuser un compte rendu dans les 48-72H qui suivent afin que chacun puissent mettre en œuvre les décisions prises
  •  Eviter les réunions du vendredi fin de journée
  •  Opter pour des formats moins conventionnels pour des comités plus réduits, pour favoriser l’échange, pour couper la monotonie.
  •  Ne tentez pas de régler 100% des problèmes évoqués, nommez des pilotes, des personnes en charge de l’avancement ou de la réflexion … pour la prochaine réunion !

Infographie (textes en anglais): le meeting efficace

Quelles différences avec les réunions?

Une réunion de brainstorming est une technique d'étude qualitative et de créativité pour générer des idées, des marques, des concepts. C'est une réunion de groupe où chacun est invité à proposer des idées, à faire des suggestions.

Un ouvrage sur les 30 jeux pour dégourdir l'esprit: THINKERTOYS de Michael MICHALKO. Voici, en extrait, les 6 conseils pour favoriser au maximum le potentiel créatif.

  •  Avoir des connaissances mais savoir les oublier quand il le faut
  •  Faire des connections inattendues entre les choses
  •  Créer beaucoup d’idées même si la plupart d’entre elles sont inutilisables
  •  Voir les choses sous différents angles
  •  Apprendre à échouer
  •  Être persévérant sans être obstiné

Conduire une réunion brainstorming

C’est tout d’abord un code de conduite à faire respecter : ne pas critiquer, reprendre les idées des autres, produire plusieurs idées, penser librement. Avec comme ligne de conduite: sortir du carcan traditionnel, créer une atmosphère chaleureuse, favoriser la créativité.

  •  Présenter l'enjeu, répondre aux questions des participants concernant la problématique,
  •  Éviter de critiquer, d’interpréter, commenter ou censurer les idées pour favoriser l’expression de tous lors de la recherche des idées,
  •  Bien noter toutes les idées et les rendre visible à tous (flip-chart; tableau blanc, écran de projection)
  •  Décourager la compétition et encourager à écouter les autres,
  •  Préserver le climat de confiance
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